STRUCTURATION ET MISE EN PLACE D’UN “COMMON DATA ENVIRONMENT” (CDE) POUR UN GRAND ACTEUR DE LA DÉFENSE BRITANNIQUE

Le CDE mis en place par Assystem repose sur un cadre structuré, aligné avec la norme ISO 19650, combinant expertise intégrée, intégration digitale et pilotage par la donnée en temps réel.

• Gouvernance : afin de garantir un contrôle opérationnel rigoureux des flux documentaires, des métadonnées et des circuits d’approbation, Assystem a défini les rôles et responsabilités à travers une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted et Informed). Cette organisation permet d’assurer une gouvernance claire, une traçabilité complète des échanges et une maîtrise de chaque étape du cycle de vie des documents.
• Intégration digitale et automatisation des processus : le dispositif vise à standardiser les processus de planification, de vérification et de diffusion des documents. Ces fonctions sont renforcées par la mise en place d’indicateurs de performance accessibles en temps réel, d’un suivi maîtrisé des plannings de livrables documentaires, ainsi que par l’intégration synchronisée de plusieurs systèmes d’information.
• Interventions ciblées et accompagnement des équipes : dès les premières phases, nos équipes ont permis de de rationaliser les processus existants en matière de gestion des données. En parallèle, des actions de formation structurées ont été conduites en lien étroit avec les équipes BIM (Building Information Modeling ) du client, permettant d’ancrer une compréhension commune des workflows, des règles de gouvernance et des tableaux de bord de pilotage.
• Amélioration continue et capacité de montée en charge : le CDE a été conçu pour évoluer dans le temps, en intégrant une logique d’amélioration continue et en offrant des capacités de montée en charge adaptées aux besoins futurs du projet. Cette approche garantit la pérennité du dispositif et son adaptation aux évolutions organisationnelles, techniques et réglementaires.

Grâce à la mise en place de tableaux de bord Power BI intégrés et d’un outil de suivi dynamique des livrables (Deliverables Tracker), l’avancement des revues et les taux de clôture sont désormais visibles en temps réel. Les équipes de pilotage disposent ainsi d’une vision consolidée et actualisée de la performance, leur permettant de gérer les activités finement et d’identifier de manière anticipée les points de congestion avant qu’ils n’impactent les délais de livraison.

Les instances de pilotage s’appuient désormais sur des données opérationnelles en temps réel, remplaçant les fichiers statiques, et favorisant une compréhension partagée, transparente et objective de la situation du projet par l’ensemble des parties prenantes. Depuis la mise en service du dispositif en 2024, des gains significatifs et mesurables ont été constatés :

• Réduction de 69 % des cycles de revue, passant de 13 à 4 jours en moyenne ;
• Diminution de 21 % du volume de livrables en retard, correspondant à l’apurement d’environ 260 documents ;
• Amélioration de 33 % du taux de conformité des métadonnées et des workflows ; • Traçabilité complète de 100 % des transmissions documentaires, incluant l’identification des émetteurs, des dates et des versions ;
• Réduction significative des incidents de re‑soumission, passés de 22 à 5 par trimestre.

Ces résultats traduisent un pilotage plus efficace, une meilleure maîtrise des flux documentaires et une performance globale renforcée dans un environnement de projet complexe et fortement réglementé.